+7 (499) 455-10-82Москва +7 (812) 565-34-16СПб

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Как правильно заверять трудовую

Здравствуйте, дорогие друзья!

Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-10-82. Это быстро и бесплатно!

Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт. Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия. По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.

От слов, к делу – приступим!

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

  1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
  2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
  3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.
  4. Образец заверения заполненных листов трудовой книжки

  5. Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
  6. Образец заполнения последнего листа копии трудовой

  7. Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

Источник: http://sovetclub.ru/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно заверить?

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

  1. номер записи;
  2. текст «работает по настоящее время»;
  3. дату заверения копии трудовой книжки;
  4. должность заверяющего;
  5. фамилию, инициалы заверяющего;
  6. печать.

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

  1. «копия верна»;
  2. кто заверил (фамилия, инициалы);
  3. должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
  4. когда заверил;
  5. подпись заверяющего.

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Как правильно ставить печать на копии трудовой

Образец заверения трудовой книжки

Образец заверенной трудовой

Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Обратите внимание, что:

  • заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
  • печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
  • печати захватывают ксерокопию.

Источник: http://www.42money.ru/%D0%BA%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D1%8B/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%8E-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8/

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Заверяем трудовую книжку

Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?

Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.

При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.

Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

  1. фраза «Копия верна»;
  2. печать организации-работодателя;
  3. ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
  4. дата заверения.

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

  • запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
  • ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

Источник: http://burocreditov.ru/publikacii/view.php?id=39

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 455-10-82 (Москва)
+7 (812) 565-34-16 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!
Комментарии 34
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Олеся Алексеева

    Читаю статью про оформление правильного заверения трудовой книжки и не понимаю, если мне бухгалтер проставил 30.03.2017, а внизу подписано 03.04.2017, то такое оформление подойдет для банка?

    • Ольга

      Олеся, здравствуйте. А дата 30.03.2017 это что за дата? По всей копии трудовой книжки должны стоять одинаковые даты, подписи, должности и печати. Заверенная копия трудовой книжки действительна месяц.

  2. Екатерина Лебедева

    Здравствуйте, когда-то работал в сбербанке и заработал пенсию по корпоративной программе. Теперь чтобы получить ее, требуют копию трудовой книжки заверенную кадровым органом именно сбербанка, хотя сейчас я работаю в другой организации. Имеют ли они право заверять такую копию?

  3. Мила Смирнова

    Здравствуйте, при сдаче документов в УТЗН с меня потребовали выписку с трудовой книги, копия всей трудовой книги, заверенной печатями. Как мне это сделать?

    • Ольга

      Мила, здравствуйте. Вам нужно обратиться в отдел кадров Вашей организации, где Вы работаете. Уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек Вам сделает заверенную копию в установленном порядке и сделает выписку из трудовой книжки.

  4. Ирина Иванова

    Здравствуйте! Я не работаю, трудовая книжка на руках.У нас средний ребенок-инвалид, муж берет на работе выходные дополнительные по уходу за ребенком-инвалидом, ему на работу нужно предоставить копию моей трудовой книжки заверенную. Кто должен ее заверять???

    • Ольга

      Ирина, здравствуйте. Трудовую книжку заверяет работодатель или уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек. Если Вы не работаете то и заверить Вам ее некому.

    • Таня

      Право заверять трудовые книжки имеет начальник или директор вашего предприятия, а также начальник отдела кадров. На небольших предприятиях право заверения имеет также главный бухгалтер.

  5. Алина Карпова

    Здравствуйте! Заверяю трудовую книжку для работника, которая в данный момент находится в декрете.

    • Ольга

      Алина, здравствуйте. А в чем Ваш вопрос?

  6. Элина

    Глупость… Запись «Работает по настоящее время» не правомерна. Все записи в трудовой книжке делаются на основании Приказов. Если у Вас последняя запись звучит — «Принят(а) на должность и т.п.» и все, больше ничего после этой записи не следует, логично, что человек все еще работает на занимаемой должности.

    • Ольга

      Элина, здравствуйте.Заверяя копию трудовой книжки, на последней странице нужно писать: «работает по настоящее время в такой то должности», поставить число, ФИО и подпись уполномоченного лица. Все закрепить печатью.

  7. Виктория Леонтьева

    Здравствуйте! Меня берут на работу по совместительству. И просят предоставить копию трудовой с основного места работы. Обязана ли я им ее предоставить или же это не обязательно)? Спасибо.

  8. Татьяна

    Можно ли залазить в копии трудовой книжке на записи работодателей словами верно, должность, дата?? Если все в ней расписано до последней строчки.спасибо.

    • Ольга

      Татьяна здравствуйте. Трудовая книжка заверяется на свободных местах. На записи работодателей нельзя залазить.

    • Ольга

      Чаще всего, если нет свободного места на копии нужно в нижнем правом углу поставить часть города, а на обороте — продолжение. Например Мос- (внизу) -ква (на обороте в левом верхнем). Далее прописываются указанные сведения.

      • Ольга

        Здравствуйте. Копии трудовых книжек заверяются только на свободных местах,и ни какие переносы там не ставят. На копиях трудовой книжке указывается только «копия верна» и ФИО, должность, подпись уполномоченного лица. Так же число и закрепляется печатью организации.

      • Татьяна

        Здравствуйте, Ольга. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж.На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка.

    • Олег

      Правильно ли я вас понимаю, что речь идет о ксерокопии трудовой книжки? В таком случае при ее заверении делать это желательно в свободном месте каждого листа. Как правило, используют для этого свободные углы документа, согласно общим правилам делопроизводства. Хотя такое заверение и на самой копии документа не является недопустимым, тут главное, что может возникнуть у того, кто запросил копию — вопрос читаемости и по этой причине не примут такую копию.

      • Елена

        В наше время копии документов делаются только методом ксерокопирования и как правило на листах А4. И ниже оттиска странички трудовой книжки всегда есть свободное место, как для соответствующей записи о заверении, так и печати. И поэтому способ, описанный в комментарии Ольги просто не нужен. Выход простой копию каждой странички делать на отдельном листе. И потребность в переносе просто не возникнет.

  9. Даниил Богданов

    Здравствуйте. У меня ООО, я ген. директор. Как я должен это прописать в трудовой книжке и нужен ли для этого отдельный приказ или хватит решения учредителей, где написано, что я являюсь ген.директором предприятия? И еще вопрос. 03.04.2015 года открыл фирму, я в июле 2015 года поменял паспорт по возрасту. Как изменить данные в решении или это не обязательно ,я могу просто написать новое решение чтоли или не надо? Спасибо.

    • Александра

      Даниил Богданов,в обязательном порядку издается приказ о приеме и назначении Вас генеральным директором ООО. Приказ издается даже в том случае, если Вы являетесь единственным учредителем ООО. На основании этого приказа и делается записи в трудовой книжке о приеме Вас на работу в ООО в качестве генерального директора. Также необходимо изменить решении о создании ООО, путем издания нового решения о создании ООО или дополнения к нему, с последующей регистрацией изменений в налоговой инспекции по месту регистрации ООО.

    • Валентина

      На собрании учредителей, на котором принято решение о назначении ген.директора, председательствующее лицо подписывает с ним договор.
      Надо издать два приказа ООО (о приеме на работу и о вступлении в должность) лучше сделать оба приказа одним числом и оба вписать в трудовую книжку. По сути, директор ООО — такой же работник. Что касается смены паспорта, при спорной ситуации прилагайте копию последней его страницы, с указанием ранее выданных паспортов.

  10. Мила Киселёва

    Здравствуйте! Обязательно ли на последней странице трудовой при заверении писать дату и ставить 2 печати? Или достаточно одной снизу и подписи работает по настоящее время?

    • Аноним

      Достаточно одной печати предприятия, но она должна стоять на каждой странице заверяемой трудовой книжки. Также на каждой странице вместе с печатью должна стоять подпись уполномоченного лица с расшифровкой (фамилия и инициалы) и указанием должности. На последней странице должна быть фраза «работает по настоящее время». Оттиск печати должен захватывать часть текста.

    • Аноним

      Здравствуйте! Для заверения каждой страницы трудовой книжки достаточно одной печати снизу. Печать является подтверждением «легальности» данной копии, и от увеличения количества оттисков печати заверяемая копия не становится лучше и правомернее.

  11. Варвара Соловьёва

    На работу по совместитульству требуют копию трудовой книжки — если вариант вместо ее предоставить иной документ?

    • Аноним

      Добрый вечер!
      В пункте 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки».
      Выписка из трудовой книжки обязательно должна включать в себя копию (например, ксерокопию) первой страницы, где указываются название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование и профессия и т. д. Далее делаются копии тех выборочных страниц, которые нужны.
      Таким образом, копия и выписка отличаются по объему – копия содержит копии всех заполненных страниц трудовой книжки, а выписка только выборочную информацию.
      Копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее могут быть изготовлены как рукописным способом, так и с применением технических средств (ксерокопирование). Независимо от способа изготовления копия или выписка (рукописная или ксерокопия) должны быть заверены для придания им юридической силы.
      Реквизит документа «Отметка о заверении копии» описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.26). Данная отметка включает: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    • Александр

      Действующее законодательство не оговаривает перечень документов необходимый при устройстве на работу по совместительству. В вашем случае согласно ст. 283 ТК РФ вы можете предоставить справку о характере трудовой деятельности по основному месту работы. Обращаю ваше внимание на то, что согласно ст. 282 ТК РФ не все желающие могут устроиться на работу по совместительству.

  12. Александр

    Работаю в банке, и к нам частенько люди приходят за кредитами, а чтобы взять кредит нужна правильно заверенная копия трудовой книжки. У 80% людей заверка неправильная! Вот теперь думаю, распечатать эту статью и давать клиентам, что их бухгалтеры знали что да как делать! Накипело.

  13. Гордей

    Ни чего подобного, даже не заверял трудовую книжку что бы сдать документы для получения субсидии на жилье. Просто напросто сделал ксерокопию тех страниц трудовой книжки которые были указаны в памятке к собираемым документам, после чего спокойно сдал инспектору. Вообще очень нудное занятие собирание документов и много не нужного требуют там, просто бюрократизм какой то.

    • Александра

      Естественно «заверение» копии трудовой книжки в вашем случае не требуется. Ваши персональные данные хранятся в базе данных ПФ. И в связи с изменением в законодательстве работодатели ежемесячно подают данные о вашей начисленной заработной плате в пенсионный фонд и следовательно данные о вашей работе можно оперативно проверить.

    • Raisa

      Чтобы не возникало впоследствии проблем копию трудовой книжки надо заверять,не надеяться на авось. В статье всё подробно написано. Однако хочется добавить, что получив копию, её необходимо проверить на наличие подписей, чёткость оттиска печати. Здесь важна любая мелочь.

      • Ирина

        Согласна, на авось надеяться не стоит. Работаю бухгалтером и не раз приходилось заверять трудовые книжки. И делала это неправильно, как я поняла из этой статьи. Печать не в то место ставила. Однако никогда проблем не было, никто заверенные копии не возвращал и переделывать не заставлял. Спасибо за статью, теперь буду заверять трудовые книжки правильно.